退職時は「業務引き継ぎ」を大切にしよう

人材コラム

転職先の企業に内定をもらい,勤務中の会社に退職意思を伝えると,ホッと大きな仕事が終わったような気がしますよね。特に在職しながらの転職活動は,スケジュール調整など大変なことも多いので,一区切りついたなと感じる方が多いと思います。

しかし,現職の最終出社日を迎えるまでは,転職活動は終了したとは言えません。「立つ鳥跡を濁さず」という言葉がある通り,現職に迷惑をかけないように退職をする必要があります。

今回は,退職時に「業務引き継ぎ」について記載していきます。

引き継ぐ内容は文書で残そう

「顧客リスト」や「プロジェクト進捗」など,企業によって引き継ぎが必要な事項はさまざまあります。口頭による一度だけの説明では,後任者も内容を忘れてしまうことも多々あるでしょう。そこで,以下のような内容については,文書などで形ある状態で引き継ぐようにしましょう。

  • 業務・案件の目的や社内での位置づけ
  • 業務の段取り・進捗状況・優先順位・今後の見通し
  • イレギュラー時の対応の方法
  • これまでに起こったトラブルとその経緯

特にイレギュラー時の対応と過去にあったトラブルに関しては,詳細に共有しておくようにしましょう。

クライアントからすれば,担当者が変わろうが関係がありません。後任者がイレギュラー時の対応でトラブルが起こった際には,後任者が悪くなくても責任を取らせる形となってしまいます。周りの方に迷惑をかけないよう,思いつく限りは共有しておくようにしましょう。

社内外への退職の挨拶もきちんと行おう

仕事をしている以上,人との関わりは必ず発生し,巡り巡ってどこでお世話になるかはわかりません。営業職や渉外など顧客や取引先がいる職種の場合は,取引先にも連絡しておきましょう。

また,担当者が挨拶せずに後任者がいきなり顧客を訪れたとしたら,会社の教育体制に疑問を持たれるなど,これまでに築いた信頼関係を失う可能性があります。取引先には,必ず後任者を伴って退職の挨拶に行き,退職後も提供価値やサービスを維持する体制があることを伝えましょう。

後任者や上司には緊急連絡先を伝えておこう

退職後に本人にしかわからない内容のトラブルや,緊急の用件が発生する可能性もあります。また,職場に忘れ物をしてしまう可能性もあるかもしれません。そのため,念のため,後任者や上司には退職後も連絡が取れるよう,携帯電話の番号や個人のメールアドレスを伝えておきましょう。

辞めたからといって連絡を断つと,大きな問題に発展することもあるので,適切な問い合わせには真摯に対応するようにしてください。

まとめ

今回は退職時の業務引き継ぎについて記載しました。退職した後も,思わぬところで人間関係というのは続いていくものです。後任者や去る職場にできるだけ迷惑をかけないような引き継ぎを行い,気持ち良く新しい職場で働けるようにしましょう。

(転載元:JOB COMPANY

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